Instalowanie lokalizatorów GPS w pojazdach służbowych, jest obecnie powszechną praktyką. Poprzez lokalizatory GPS, pracodawca może uzyskać takie informacje jak: przebyta trasa, prędkość poruszania się pojazdu czy aktualna pozycja pracownika. Możliwość weryfikacji sposobu korzystania z pojazdu służbowego podczas wykonywania obowiązków pracowniczych wydaje się szczególnie istotna w przypadku dużych flot samochodowych, na których w znacznej mierze opiera się prawidłowe funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.
Jeżeli jesteś ciekawy/a czy stosowanie lokalizatorów GPS w pojazdach pracowników jest obecnie zgodne z prawem – zapraszamy do dalszej części artykułu.
Podstawa stosowania monitoringu GPS
Stosowanie monitoringu (w tym lokalizatorów GPS) należy rozpatrywać obecnie zarówno na podstawie z Kodeksu Pracy jak i rozporządzenia RODO.
Podstawą do wprowadzenia monitoringu jest sam Kodeks pracy, co oznacza, że pracodawca nie musi uzyskiwać zgody pracownika na wprowadzenie takiego monitoringu w miejscu pracy.
Jeżeli chodzi o kodeks pracy, stosunkowo nowo wprowadzone zapisy wyodrębniają 3 rodzaje monitoringu: monitoring wizyjny, monitoring poczty elektronicznej i inne formy monitoringu.
Stosowanie lokalizatorów GPS mieści się właśnie w „innych formach monitoringu”. Zgodnie z KP stosowanie tego rodzaju monitoringu jest dopuszczalne gdy:
- jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy zapewniającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
- jest to niezbędne do zapewnienia właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Najważniejsze obowiązki pracodawcy w związku z wprowadzeniem monitoringu wynikające z Kodeksu Pracy
Z tego względu, że podstawą wprowadzenia jakiejkolwiek formy monitoringu, w tym lokalizatorów GPS jest sam Kodeks Pracy – musimy wskazać w pierwszej kolejności na kluczowe obowiązki pracodawcy wynikające właśnie z prawa pracy:
- Cele, zakres i sposób stosowania lokalizatorów GPS muszą zostać zgodnie z KP określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu ( jeżeli nie ma układu zbiorowego i regulaminu pracy).
- O wprowadzeniu monitoringu, zainstalowaniu lokalizatorów GPS pracodawca powinien poinformować pracowników, w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca jest zobowiązany przekazać mu dodatkowo w sposób indywidualny (na piśmie, pocztą elektroniczną) informacje o monitoringu, zawarte w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub odrębnym obwieszczeniu.
- Obowiązek oznaczenia pojazdów, które są monitorowane, w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków, nie później niż na jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Wydaje się, że obowiązek ten może być zrealizowany np. poprzez umieszczenie odpowiednich (wyraźnych i czytelnych) naklejek na osłonie przeciwsłonecznej na miejscu kierowcy.
Lokalizatory GPS, a RODO
Z tego względu, że dane uzyskane w wyniku monitorowania pojazdu służbowego pracownika pozwalają na jednoznaczną identyfikację konkretnej osoby – stosując tego typu narzędzie monitorujące należy mieć na uwadze wszystkie zasady dotyczące zgodnego z RODO przetwarzania danych osobowych. Na podstawie RODO każdy Administrator danych osobowych uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych w przypadku, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
1) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
2) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy
3) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze
4) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
W związku z tym, że możliwość stosowania monitoringu wynika wprost z Kodeksu Pracy, odrębna zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracowników nie jest wymagana, ponieważ zastosowanie znajdzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. przetwarzanie danych, które jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych.
Należy pamiętać jednak, że monitoring stanowi jeden z procesów przetwarzania danych osobowych w firmie i jako taki powinien również spełniać ogólne wymogi stawiane przez RODO. W szczególności chodzi tutaj o ujęcie go w ramach prowadzonej wewnętrznie dokumentacji przetwarzania danych (m.in. w rejestrze czynności przetwarzania), przeprowadzenie analizy ryzyka czy oceny skutków dla ochrony danych jak również ustanowienie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.
Podsumowanie
Możliwość stosowania monitoringu ( w tym lokalizatorów GPS) wynika z Kodeksu Pracy, zatem nie masz obowiązku uzyskać odrębnej zgody pracownika. Nie oznacza to jednak, że nie wiążą Cię liczne obowiązki informacyjne, zarówno te wynikające z Kodeksy Pracy jak i te ujęte w RODO.
W tej sytuacji niezbędne jest poinformowanie wszystkich pracowników względem, których jakiekolwiek formy monitoringu będą stosowane na 14 dni przed uruchomieniem lokalizatorów GPS. Zgoda pracownika zarówno pod kątem prawa pracy jak i RODO nie jest potrzebna. Do tego należy wziąć pod uwagę wszystkie praktyczne obowiązki wskazane wyżej. Jeżeli planujesz wprowadzenie monitoringu GPS i masz jakiekolwiek wątpliwości co do wypełnienia wszystkich obowiązków informacyjnych – zachęcamy do konsultacji z naszymi prawnikami.
